أخطاء تنسيق السيرة الذاتية التي تعيق قراءتها آليًا

 

صممت سيرتك الذاتية على قالب جميل وجدته على الإنترنت، بعمودين أنيقين، وأيقونات صغيرة بجانب رقم الجوال والبريد، وأشرطة ملونة تقيس مستواك في كل مهارة، وصورة شخصية في الزاوية. وعندما رفعتها على بوابة التوظيف، فوجئت بأن الحقول التي ملأها النظام آليًا جاءت مشوشة، فاسمك في خانة العنوان، وتواريخ عملك مختلطة بأسماء الشركات، وقسم المهارات اختفى تمامًا. هذا بالضبط ما يحدث للسير التي تصمم لعين الإنسان وتنسى أن قارئها الأول قد يكون برنامجًا.

يركز هذا المقال على الجانب التقني الشكلي فقط من السيرة الذاتية، أي التنسيق الذي يحدد ما إذا كان النظام سيقرأ سيرتك بشكل صحيح أم لا، بعيدًا عن المحتوى والكلمات المفتاحية التي تناولناها في مقال مستقل. وستتعرف على أخطر أخطاء التنسيق، من الجداول والأعمدة والرؤوس والتذييلات، إلى الصور والأيقونات والرسوم، والخطوط والرموز الخاصة، وصيغة الملف وتسميته، ثم طريقة بسيطة تختبر بها سيرتك بنفسك قبل إرسالها.

الجداول والأعمدة المتعددة: الترتيب الذي تراه ليس ما يقرؤه النظام

تعد الجداول والأعمدة المتعددة من أكثر أخطاء التنسيق شيوعًا، لأن كثيرًا من القوالب الجاهزة تعتمد عليها لتبدو منظمة وعصرية، فتضع البيانات الشخصية والمهارات في عمود جانبي ضيق، والخبرات في عمود رئيسي عريض. والمشكلة أن بعض أنظمة القراءة الآلية تقرأ النص سطرًا بسطر من اليمين إلى اليسار أو العكس عبر الصفحة كاملة، فتخلط بين محتوى العمودين في السطر نفسه، وتخرج بجمل لا معنى لها.

ويحدث الأمر نفسه مع الجداول، فالخلايا التي تبدو مرتبة أمام عينك قد تقرأ بترتيب مختلف، أو قد يتجاهل بعض الأنظمة محتوى الجدول بالكامل، فتختفي معلومات مهمة مثل التواريخ أو أسماء الشركات أو المهارات. وتزداد المشكلة في السير العربية، لأن اتجاه الكتابة من اليمين إلى اليسار قد يزيد من احتمال قراءة الأعمدة بترتيب خاطئ في بعض الأنظمة المصممة أساسًا للغة الإنجليزية.

والحل الأكثر أمانًا أن تعتمد تصميمًا من عمود واحد، تتدرج فيه الأقسام من الأعلى إلى الأسفل بترتيب منطقي، وأن تستخدم المسافات والعناوين الواضحة والخط العريض للفصل بين الأقسام بدلًا من الجداول. وإذا كنت ترغب في وضع التواريخ في الجهة المقابلة للمسمى الوظيفي، فاستخدم محاذاة النص أو علامات الجدولة البسيطة بدلًا من جدول مخفي الحدود.

الرؤوس والتذييلات: المكان الذي تختفي فيه بياناتك

يضع كثير من المرشحين اسمهم وبيانات التواصل في رأس الصفحة، وهي المنطقة العلوية التي تتكرر في كل صفحة في برامج تحرير النصوص، لأنها تبدو مكانًا أنيقًا ومنظمًا لهذه البيانات. لكن بعض أنظمة التوظيف لا تقرأ محتوى الرؤوس والتذييلات أصلًا، أو تقرؤه بشكل منفصل عن باقي السيرة، وقد تكون النتيجة أن يصل ملفك إلى النظام دون اسم أو رقم جوال أو بريد إلكتروني.

وهذا الخطأ تحديدًا من أخطر أخطاء التنسيق، لأن مسؤول التوظيف قد يجد سيرة مناسبة تمامًا للوظيفة، لكنه لا يستطيع التواصل مع صاحبها، أو قد تظهر في النظام باسم مجهول يصعب البحث عنه. وكذلك الحال مع أرقام الصفحات والملاحظات الإضافية التي توضع في التذييل.

ولذلك ضع اسمك وبيانات التواصل في متن الصفحة نفسها، في أول سطور السيرة، وليس في منطقة الرأس. وتأكد من أن رقم الجوال والبريد الإلكتروني ورابط لينكدإن مكتوبة كنص عادي قابل للتحديد والنسخ، وليس داخل صورة أو مربع نص. وإذا كانت سيرتك من صفحتين، فلا حاجة إلى تكرار اسمك في رأس الصفحة الثانية، أو يمكنك تكراره في المتن بخط صغير إن رغبت.

الصور والأيقونات والرسوم: جمال لا يقرؤه النظام

تحتوي كثير من القوالب الحديثة على عناصر بصرية جذابة، مثل الأيقونات بجانب بيانات التواصل، والأشرطة أو الدوائر الملونة التي تقيس مستوى المهارات، والرسوم البيانية، والخلفيات الملونة، وهذه العناصر قد تجعل السيرة جميلة أمام العين، لكنها تخلق مشكلات متعددة أمام الأنظمة الآلية:

• أشرطة قياس المهارات: لا يستطيع النظام قراءة شريط ملون يملأ ثمانين في المئة من مساحته، فيتجاهل المعلومة تمامًا أو يقرؤها كرموز غير مفهومة. كما أن مسؤول التوظيف نفسه لا يعرف ما الذي يعنيه أن تكون مهارتك في برنامج معين بنسبة ثمانين في المئة، فالأفضل أن تصف مستواك بكلمات واضحة أو بإنجاز يثبته.
  
  

• الأيقونات بدلًا من الكلمات: وضع أيقونة هاتف بدلًا من كلمة جوال، أو أيقونة ظرف بدلًا من كلمة البريد، قد يجعل النظام يقرأ الأيقونة كرمز غريب أو يتجاهلها، فيصعب عليه تصنيف المعلومة التي بعدها. والأفضل أن تكتب البيانات كنص صريح.
  
  

• النصوص داخل الصور: إذا صممت جزءًا من سيرتك كصورة، مثل عنوان مزخرف أو قائمة مهارات داخل تصميم، فإن النظام لن يقرأ هذا النص إطلاقًا، لأنه يراه صورة وليس كلمات. وتأكد من أن كل معلومة مهمة في سيرتك مكتوبة كنص.
  
  

• الصورة الشخصية: لا تشترط أغلب الشركات الكبرى صورة شخصية في السيرة، وقد لا تقرؤها الأنظمة أو تشغل مساحة دون فائدة، كما تتجنبها بعض الشركات الدولية لأسباب تتعلق بتقليل التحيز في التوظيف. ويختلف ذلك بحسب الجهة والثقافة المحلية، فإذا طلب الإعلان صورة فأرفقها بشكل مهني، وإلا فالأفضل الاستغناء عنها في السيرة المرفوعة على أنظمة التوظيف.
  
  

الخطوط والرموز الخاصة وأسماء الأقسام

يؤثر اختيار الخط على قراءة النظام لسيرتك أكثر مما تتوقع، فالخطوط المزخرفة والخطوط غير الشائعة قد لا تقرأ بشكل صحيح، خاصة إذا لم تكن مضمنة في الملف، فتظهر الحروف كرموز غريبة أو مربعات فارغة. ولذلك اختر خطوطًا شائعة وواضحة مثل الخطوط القياسية المتوفرة في أغلب الأجهزة، سواء للنص العربي أو الإنجليزي، وبحجم مريح للقراءة، وتجنب الخطوط الرفيعة جدًا أو المكثفة.

وتسبب الرموز الخاصة مشكلات مشابهة، مثل النقاط المزخرفة على شكل نجوم أو أسهم أو أشكال مخصصة في القوائم، فقد يقرؤها النظام كرموز غير مفهومة ويخلطها بالنص. والأفضل الاعتماد على النقاط البسيطة المعتادة في القوائم. وكذلك تجنب الاعتماد على الألوان وحدها لتمييز المعلومات المهمة، لأن النظام لا يقرأ الألوان، واستخدم بدلًا منها الخط العريض للعناوين.

أما أسماء الأقسام فيجب أن تكون معروفة وواضحة، مثل الخبرات العملية والمؤهلات التعليمية والمهارات والشهادات المهنية، لأن أنظمة القراءة مبرمجة على التعرف على هذه العناوين الشائعة لتصنيف المعلومات التي تحتها. أما العناوين الإبداعية مثل رحلتي المهنية أو ما أتقنه، فقد لا يتعرف عليها النظام، فيضع المعلومات التي تحتها في المكان الخطأ أو يتجاهلها.

صيغة الملف وتسميته والتواريخ

تحدد صيغة الملف الذي ترفعه مدى قدرة النظام على قراءته، والصيغتان الأكثر قبولًا في أغلب أنظمة التوظيف هما ملف PDF وملف Word، لكن لكل منهما تفاصيل يجب الانتباه إليها. فملف PDF يحافظ على شكل السيرة كما صممتها في كل الأجهزة، لكن يجب أن يكون منشأً من برنامج تحرير النصوص مباشرة، بحيث يكون النص فيه قابلًا للتحديد والنسخ، وليس ملفًا ممسوحًا ضوئيًا أو مصدرًا كصورة، لأن النظام لن يقرأ ملف الصورة أبدًا. أما ملف Word فيقرؤه كثير من الأنظمة بسهولة، لكن قد يتغير تنسيقه على أجهزة أخرى.

والقاعدة الأهم أن تلتزم بالصيغة التي يطلبها الإعلان أو بوابة التقديم إن حددت صيغة معينة، وأن تتجنب الصيغ غير الشائعة أو ملفات التصميم أو الصور. وانتبه إلى اسم الملف أيضًا، فاسم مثل سيرة نهائية جديدة 3 يبدو غير مهني، والأفضل أن يتضمن اسمك والمسمى الوظيفي، مثل الاسم الكامل متبوعًا بكلمة سيرة ذاتية أو المسمى المستهدف.

ومن التفاصيل التي يغفل عنها كثيرون طريقة كتابة التواريخ، فالأنظمة تحسب سنوات خبرتك من تواريخ البداية والنهاية لكل وظيفة، وأي تنسيق غير مألوف قد يربك هذا الحساب. ولذلك اكتب التواريخ بصيغة موحدة وواضحة في السيرة كاملة، مثل الشهر والسنة، واستخدم كلمة حتى الآن أو ما يعادلها للوظيفة الحالية، وتجنب كتابة السنوات وحدها دون أشهر إذا كانت مدة العمل قصيرة، وتجنب خلط التقويمين الهجري والميلادي في السيرة الواحدة.

كيف تختبر سيرتك بنفسك قبل إرسالها؟

لا تحتاج إلى برامج مدفوعة لتعرف ما إذا كانت سيرتك قابلة للقراءة الآلية، فهناك اختبار بسيط يكشف أغلب المشكلات في دقائق، وهو أن تفتح ملف سيرتك، وتحدد كل النص فيه، ثم تنسخه وتلصقه في محرر نصوص بسيط لا يدعم التنسيق، مثل برنامج المفكرة في الحاسوب أو تطبيق الملاحظات. فما تراه في هذا المحرر هو تقريبًا ما سيقرؤه النظام.

بعد اللصق راجع النص بعناية، وتأكد من أن اسمك وبيانات التواصل ظاهرة في البداية، وأن الأقسام تأتي بترتيب منطقي، وأن كل وظيفة يظهر معها مسماها واسم الشركة وتواريخها متجاورة دون أن تختلط بمعلومات أخرى، وأن المهارات موجودة كنص مقروء. فإذا وجدت نصًا مفقودًا أو مختلطًا أو رموزًا غريبة، فهذا مؤشر على مشكلة في التنسيق تحتاج إلى إصلاح.

ومن الاختبارات المفيدة أيضًا أن ترفع سيرتك على إحدى بوابات التوظيف التي تملأ الحقول آليًا من السيرة، ثم تراجع الحقول التي ملأها النظام دون أن ترسل الطلب، لترى كيف قرأ سيرتك. ويمكنك كذلك أن تحتفظ بنسختين من سيرتك، نسخة بسيطة متوافقة مع الأنظمة للرفع على بوابات التوظيف، ونسخة بتصميم أكثر جمالًا للإرسال المباشر إلى شخص أو للمقابلات، بشرط أن يكون محتواهما متطابقًا.

الخاتمة

التنسيق الجيد للسيرة الذاتية في زمن أنظمة التوظيف لا يعني التخلي عن الأناقة، بل يعني أن تكون الأناقة بسيطة وقابلة للقراءة، فعمود واحد واضح، وبيانات تواصل في متن الصفحة، ونصوص حقيقية بدل الصور والأيقونات والأشرطة، وخطوط شائعة، وعناوين أقسام معروفة، وملف بصيغة مقبولة ونص قابل للنسخ، وتواريخ موحدة. وقبل أن ترسل سيرتك في المرة القادمة، انسخها والصقها في محرر نصوص بسيط، فهذه الدقيقة الواحدة قد تكشف لك ما الذي يمنع سيرتك من الوصول إلى عين مسؤول التوظيف.